Bookingverktøy

Denne artikkelen om booking er den første i en serie av fagartikler som vi håper skal være nyttige for alle våre medlemsklubber.

Å være bookingansvarlig i en ideell organisasjoner er en stor utfordring forbundet med mye ansvar. Det gjelder å holde tunga rett i munnen, både ved valg av artist, prisnivå og alle avtaler som skal godkjennes i kontrakt og evt. rider. Innholdet i denne artikkelen vil ikke omfatte artistvalg, eller arrangørens musikalsk profil – som også er viktig i en bookingprosess – men konsentrere seg om avtaler og juridiske forhold mellom arrangør og artist, ofte representert ved bookingagent. Denne artikkelen setter i hovedsak fokus på kontrakten og andre bindene avtaler som gjøres i forbindelse med booking.

Kontrakten – det gjeldende dokumentet
En underskrevet kontrakt er et juridisk bindene dokument. En underskrevet kontrakten er således det man som arrangør må forholde seg til ved planlegging og gjennomføring av konserter. På grunn av en underskrevet kontrakts juridiske tyngde, er det derfor uhyre viktig at man ikke skriver under en kontrakt før man har forhandlet fram en avtale man er enig i, og med et innhold man som arrangør kan klare å innfri. I denne sammenheng er det viktig at man på alle punkter forstår kontraktens faktiske innhold. Man må som arrangør sikre sine juridiske rettigheter og samtidig være sikker på at man har resurser og kompetanse til å gjennomføre innholdet i en kontrakt.

Det første man ofte går inn på ved forhandling av en kontrakt er honorarets størrelse.
Hva man kan betale for en artist må settes i sammenheng med klubbens og arrangementets totale økonomiske rammer. Hva kan man ta i inngangspenger, hvor mange besøkende kan man forvente seg, og hvilke andre inntektskilder man har til å finansiere konserten. I tillegg må man ta i betraktning alle utgifter forbundet med konserten, som for eksempel markedsføring, produksjonsutgifter o.lign. Derfor må artistens honorar være tilpasset arrangementets totale budsjett. Det er i denne sammenheng viktig at arrangøren har en god og nøyaktig konsertbudsjettering. Dette er noe man som arrangør bør ha faste rutiner på i forkant av alle konserter. NorgesNettet har laget en brukervennlig mal for konsertbudsjettering som dere kan benytte dere av ved å klikke her:
Konsertbudsjett

Det er helt på det rene at arrangører tilsuttet NBU skal opptre seriøst og betale artistene hensiktsmessige og anstendige honorarer. Samtidig skal man heller ikke betale mer enn man kan komme i havn med økonomisk. Det er viktig å være inneforstått med at pris på artister som regel er en forhandlingssak. Det er derfor klokt å holde en god, positiv, dialog med artist/agent for å bli enig om en prisavtale som begge parter kan si seg fornøyd med. Viser det seg å vanskelig å bli enige om et honorar innenfor arrangementets økonomiske rammer, er det bedre å takke nei enn å gjennomføre et arrangement hvor man med stor sannsynlighet vil gå i økonomisk ubalanse. NB: Å arrangere konserter som stor sannsynlighet vil gå i minus kan legitimeres hvis arrangøren har en slik økonomi at man med overlegg kan – med styrets godkjenning – gjennomføre dette. Som regel er ikke dette hverdagen for frivillige konsertarrangør.

Det er selvfølgelig ikke bare prisen det skal forhandles om før man skriver under en kontrakt. Kontrakten, sammen med evt. tilleggsavtaler – rider, inneholder alle forhold som angår arrangementet. I tillegg til honorar skal kontrakt og rider inneholde alle avtaler og forpliktelser i forbindelse med arrangementet. Her kan nevnes ankomst til spillested, soundcheck, sceneforhold, bærehjelp, kost og losji, oppgjørsform og mye mer.

Kontrakten skal også inneholde alle forhold for hva som kan godkjennes i forhold til kontraktbrudd. Her kan nevnes eksempelvis, sykdom, ulykker, evt. skifte av lokale og lign.
Alle slike forhold bør være klarert i kontrakten og på den måten være juridisk bindene.

Et begrep som ofte blir brukt som gyldig grunn for kontraktsbrudd er ”Force Majeure”. Mange tror at dette er et klart definert juridisk begrep; noe det ikke er. Derfor er det viktig at også innholdet i ”Force Majeure” er tydelig definert i kontrakten.

Forhandlinger
Som tidligere nevnt er det viktig å huske på at utformingen av en kontrakt er en forhandlingsskak. Man må være klar over at det ikke bare er artistens honorar som koster penger. Det er viktig at eventuelle utgifter til reise, backline, catering, mat og overnatting er en del av forhandlingene slik at alle variable kostnader er avklart når kontrakten underskrives. I enkelte tillefeller kan slike kostnader beløpe seg til mer enn selve beløpet.

Det finnes punkter i forhandlingene som i gitte tilfeller kan utarte seg til å bli en konflikt mellom arrangør og artist. En vanlig konfliktsak er artistens krav; arrangøren kan ofte mene at artisten stiller skyhøye krav som kan være vanskelig å innfri. Ofte kan dette reelt dreie seg om urimelige krav, men på den annen side kan det også være et signal om at arrangøren ikke har gode nok rutiner, mangler nødvendige resurser eller generell arrangørkompetanse.
Det er grunnleggende at alle arrangører har gode rutiner for gjennomføring av kontraktsavtaler, som foreksempel bærehjelp, vakthold, backstagemuligheter, kost og losji osv. Har dere gode og forsvarlige rutiner og allikevel synes at artistens krav ikke står i forhold til arrangementets omfang, lokalets størrelse, klubbens kapasitet og resurser, skal man selvfølelig ikke godta dette.Da må man heller prøve å forhandle seg fram til fornuftige, gjennomførbare avtaler.

Tøvete krav som for eksempel sigaretter, urimelig store mengder alkohol andre useriøse betingelser skal man selvfølgelig ikke godta.
Det er viktig at alle forhold er klarert før man skriver under en kontrakt; er kontrakten underskrevet, betyr det at man er enig, og da er det selvfølgelig for seint å gjøre forandringer i kontrakten.

Hva slags type kontrakt bør man benytte?
Det vanligste for ideelle arrangører er å benytte seg av artisten eller agentens egne kontrakter som blir tilsendt arrangør. Dette kan være en tifredstillende ordning, bare man passer på at kontrakten er av en slik art at den er tilfredstillende for både artist og arrangør. For å vite hva en kontrakt skal inneholde bør man nøye lese dokumentet ”Generelle Kontraktbetingelser”, som er utarbeidet og anbefalt av Musikernes Felleorganisasjon, GramArt, NRF, NorgesNettet, Den Norske Impresarioforening og Music Managers Forum Norway. Dette er altså et dokument utarbeidet og anbefalt av aktører med solid tyngde både fra utøverne, agentene og arrangørene. For å få tilgang på dokumentet, klikk her: ”Generelle kontraktbetingelser”

En annen mulighet er at arrangøren bruker sin egen kontrakt man selv har utformet.
For å lage sin egen kontrakt anbefales også her å bruke dokumentet ”Generelle Kontraktbetingelser”. Dette er et omfattende dokument, og det er ikke sikkert man som arrangør behøver å benytte seg av hele innholdet i dette kontraktsforslaget.

Ved at arrangøren selv har utarbeidet sin egen kontrakt er man selv godt inneforstått med kontraktens innhold, samtidig er man sikker på at dette er en kontrakt som er tilpasset den spesifikke arrangør. Spesielle avtaler som ikke blir innbefattet av en slik standardkontrakt må gjøres i en egen rider. Også her finner dere forslag til innhold i rider i dette dokumentet. Ved forhandling av rider gjelder som tidligere beskrevet at man ikke godtar og underskriver noe man er uenig i, eller som man ser ikke er gjennomførbart.

Er det kun kontrakten som er bindene?

Det er viktig at man som arrangør i forholdet til artist ikke inngår muntlige avtaler, mailer som bekrefter opptreden, eller offentlig går ut med info som bekrefter opptreden, før men er helt sikker på at dette er noe som skal gjennomføres. De nevnte eksempler kan i forhold til artist være en bekreftelse på opptreden og på den måten være like bindene som en kontrakt.

Forskuddsbetaling av honorar

For norske artister er det svært sjeldent at agent/artist forlanger forskuddsbetaling av honorar. For utenlandske artister kan dette derimot forekomme, og det har vist seg at en slik oppgjørsform kan by uforutsette problemer for arrangører.
Det å betale forskudd av honorar vil bestandig inneholde en viss risiko, og det er mange fallgruver å gå i. Det første man må forsikre seg om er at agenten man forhandler med er en seriøs aktør som kan sitt fag, og som driver etter korrekt og fornuftig foretningsdrift.
Avtale om forpliktelser i forhold til forskuddsbetaling må være underskrevet av begge parter.
Vi anbefaler sterkt at man istedenfor forskudd benytter seg av en bankgaranti eller bankremisse. En annen type sikkerhet er å sette pengene inn på en sperret konto i tilfelle arrangør ikke får oppfylt sine krav, og således har krav på å få tilbakebetalt forskuddet.
Man kan ved en slik betalingsform oppleve at agent forlanger at man skal betale hele honoraret som forskudd. Dette er ikke å anbefale da dette er – i de aller fleste tilfeller – en altfor stor risiko å ta.

Er det i tillegg flere agenter inne i bildet, vil dette ytterligere komplisere og gjøre det hele juridisk uoversiktlig. Har man for eksempel gjort avtale med norsk agent og blir pålagt, eller selv ønsker, å betale forskudd direkte til utenlandsk agent, tar man en viss juridisk risiko. Velger man likevel å gjøre som beskrevet, er man nødt til å lage en lage en egen kontakt med utenlandsk agent som omfatter dette forholdet. Om man betaler inn et forskudd til en ekstern, utenlandsk agent uten en ordentlig skriftlig avtale, vil kontrakten som utenlandsk agent har gjort med norsk agent være det juridisk bindene dokument. Utenlandsk agent har således ingen forpliktelser utover kontrakten som er gjort med norsk agent.

Kommentar

Denne artikkelen er ment å være en veiledning til mindre og mellomstore, frivillige arrangører; deres hverdag og vanlige problemstillinger forbundet med booking. Det er ganske så umulig å lage en eksakt fasit på hvordan man skal forholde seg til det juridiske rundt booking. Konklusjonen må uansett være at dere som arrangører opptrer seriøst og bruker sunn fornuft, og innser klubbens kapasitet og kompetanse. Det må også sies at de fleste avtaler fungerer greit, selv om man ikke har en fire siders kontrakt. Det er viktig at ting ikke blir så kompliserte og juridiske at man ikke vet man skriver under på. Forholdet mellom norske artister og arrangører er basert på gjensidig tillit. Det finnes hele tiden juridiske gråsoner, og hvis man mener man er i ferd med å bevege seg inn i slike gråsoner må man opptre uhyre forsiktig. Det er et fornuftig trekk å melde seg ut av useriøse forhandlinger og således unngå å komme opp i situasjoner som i ettertid kan få store konsekvenser for hele foreningens drift.